Jedes in den Vereinigten Arabischen Emiraten („VAE“) gegründete Unternehmen muss einen Geschäftsführer für das Tagesgeschäft bestellen. Die unterlassene Bestellung eines Geschäftsführers sowie die fehlende Aktualisierung der entsprechenden Register- und Unternehmensunterlagen im Falle eines Geschäftsführerwechsels können nach verschiedenen Gesetzen der Vereinigten Arabischen Emirate rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Rechtliche Folgen können etwa aus dem Gesellschaftsrecht, dem Steuerrecht, Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche sowie Gesetzen auf Ebene der Emirate entstehen. Dieses Briefing gibt einen Überblick über einige der Konsequenzen, die Unternehmen drohen können, wenn sie es versäumen, einen (neuen) Manager zu ernennen oder die entsprechenden Unterlagen zu aktualisieren.
1. Warum ist nach den gesellschaftsrechtlichen Vorgaben der VAE ein Geschäftsführer erforderlich und welche Strafen drohen, wenn ein Unternehmen keinen (neuen) Geschäftsführer ernennt?
Die VAE sind eine Föderation von sieben Emiraten. Die Bundesgesetze gelten im Allgemeinen in allen sieben Emiraten, während die Gesetze auf Emiratsebene nur für die jeweiligen Emirate gelten. Darüber hinaus wurden in den VAE bisher mehr als 40 Freihandelszonen eingerichtet, von denen jede ihre eigenen Vorschriften für Unternehmen erlassen hat, die in einer solchen Freihandelszone registriert sind. Unternehmen in den VAE, sowohl im Mainland als auch in Freihandelszonen, müssen gemäß den jeweiligen Gesetzen und Vorschriften einen Geschäftsführer haben. Die genauen Anforderungen an einen Geschäftsführer und seine Ernennung können jedoch je nach den Umständen des Einzelfalls, insbesondere der Gesellschaftsform und der ausgeübten Geschäftstätigkeit, variieren.
Im Mainland der VAE entscheiden sich beispielsweise viele Investoren dafür, ihr Unternehmen als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (limited liability company – „LLC“) zu gründen. LLCs werden durch Federal Decree-Law No. 32 of 2021 on Commercial Companies („Commercial Companies Law“) reguliert. Nach dessen Art. 83 Abs. 1 muss jede LLC einen Geschäftsführer bestellen. Dieser ist verpflichtet, das Management der LLC zu leiten und die Einhaltung der Gesetze der VAE durch die Gesellschaft gewährleisten. Wenn der Vertrag zur Ernennung des Geschäftsführers oder das sog. Memorandum of Association („MoA“) der LLC die Befugnisse des Geschäftsführers nicht spezifiziert, ist der Geschäftsführer befugt, alle zur Leitung der Gesellschaft erforderlichen Geschäfte auszuüben. Seine Handlungen verpflichten die Gesellschaft, sofern seine Eigenschaft als Geschäftsführer bei der Vornahme der Handlungen angegeben wurde (Art. 83 Abs. 2). Der Geschäftsführer ist auf der Geschäftslizenz der LLC, welche vom zuständigen Department of Economic Development auf Emiratsebene ausgestellt wird, angegeben.
Gemäß Art. 85 Abs. 3 muss die LLC die zuständige Behörde über die Beendigung der Tätigkeit des Geschäftsführers innerhalb von dreißig Tagen ab dem Datum der Beendigung der Tätigkeit informieren. Während dieses Zeitraums muss die LLC einen anderen Geschäftsführer bestellen. Falls der Geschäftsführer in dem MoA der LLC aufgeführt ist, muss das MoA aktualisiert werden wann immer ein Manager ersetzt wird durch einen Beschluss der Gesellschafter der LLC. Auch andere Unternehmensunterlagen müssen mit den Details des neuen Geschäftsführers aktualisiert werden (z. B. die Geschäftslizenz). Je nachdem, in welchem Bereich ein Unternehmen tätig ist, müssen unter Umständen auch andere Behörden eingeschaltet werden (z. B. die zuständige Gemeindeverwaltung).
Hinsichtlich Verstößen gegen das Commercial Companies Law wurde die Cabinet Decision No. 102 of 2022 Promulgating the Administrative Penalties Regulations Regarding Acts Committed in Violation of the Provisions of Federal Decree-Law No. 32 of 2021 regarding Commercial Companies („Penalties Law“) erlassen. Falls eine LLC es versäumt, einen (neuen) Geschäftsführer zu bestellen und die Unternehmensunterlagen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen zu aktualisieren, können Sanktionen gemäß dem Penalties Law erlassen werden.
2. Welche (indirekten) Strafen sehen die Steuergesetze der VAE vor, wenn ein Unternehmen keinen (neuen) Geschäftsführer bestellt?
Wenn ein Gesellschaft keinen (neuen) Geschäftsführer ernannt hat und somit keine Person vorhanden ist, die die tägliche Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, einschließlich der steuerlichen Verpflichtungen, sicherstellt, sind auch steuerrechtliche Strafen denkbar. Mögliche Strafen können auf Grundlage von Federal Decree-Law No. 28 of 2022 Concerning Tax Procedures (“Tax Procedures Law”) oder Federal Decree-Law No. 47 of 2022 on the Taxation of Corporations and Businesses (“CIT Law”) in der derzeit gültigen Fassung der Cabinet Decision No. 40/2017 on Administrative Penalties for Violating the State’s Tax Laws angeordnet werden. Je nach den Umständen des Einzelfalls sind die folgenden Strafen denkbar:
- Nichteinhaltung der nach den Steuergesetzen vorgeschriebenen Aufzeichnungen und sonstigen Informationen: 1.000 bis 2.000 AED;
- Versäumnis, die Änderung solcher Informationen mitzuteilen: 5.000 bis 10.000 AED;
- Nichteinreichung eines Registrierungsantrags innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens: 10.000 AED;
- Nicht fristgerechte Abgabe einer Steuererklärung: 1.000 bis 2.000 AED.
Die Federal Tax Authority („FTA“) hat Steuerpflichtigen kürzlich eine Sonderfrist bis zum 31. März 2025 eingeräumt, um ihre Daten bei der FTA zu aktualisieren, ohne Strafen zahlen zu müssen (Tax Procedures Public Clarification TAXP007).
3. Welche Strafen sind in manchen anderen Gesetzen der VAE vorgesehen, wenn kein (neuer) Geschäftsführer für eine Gesellschaft ernannt wird?
Das Federal Decree-Law No. 20 of 2018 on Combating Money Laundering Crimes, the Financing of Terrorism and the Financing of Unlawful Organisations ist ein zentrales Regelwerk im Rahmen der Geldwäschebekämpfung in den VAE.
Die Verfahren zur Feststellung des wirtschaftliche Berechtigten (Beneficial Owner) sind in Cabinet Decision No. 109/2023 On the Regulation of the Real Beneficiary Procedures („Cabinet Decision No. 109/2023“) festgelegt. Die Sanktionen, die bei Verstößen gegen diesen Kabinettsbeschluss verhängt werden können, sind wiederum in Cabinet Decision No. 132/2023 On the Administrative Penalties to be Imposed on the Violators of Cabinet Decision No. 109/2023 Concerning the Regulation of Beneficial Ownership Procedures („Cabinet Decision No. 132/2023“) festgelegt (einige Nuancen dieses Beschlusses wurden in unserem früheren Briefing erörtert).
In der Cabinet Decision No. 132/2023 ist in den Strafbestimmungen nicht ausdrücklich geregelt, dass der Geschäftsführer bestimmte Aufgaben persönlich übernehmen muss. Allerdings liegt es nahe, dass der Geschäftsführer üblicherweise für den laufenden Betrieb des Unternehmens einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Pflichten verantwortlich ist. Wird kein (neuer) Geschäftsführer bestellt, kann dies daher mittelbar zu den in der Tabelle im Anhang der Cabinet Decision aufgeführten Sanktionen führen:
- Nicht ordnungsgemäße Registrierung der Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten: schriftliche Verwarnung bis hin zu einem Bußgeld von bis zu 40.000 AED;
- Versäumnis, die Daten eines jeden wirtschaftlich Berechtigten in das Verzeichnis der wirtschaftlichen Berechtigten einzutragen: schriftliche Verwarnung bis hin zu einem Bußgeld von bis zu 40.000 AED;
- Nichteinrichtung eines Registers der wirtschaftlich Berechtigten: schriftliche Verwarnung bis hin zu einem Bußgeld von bis zu 100.000 AED;
- Nichtaktualisierung des Registers der wirtschaftlich Berechtigten: schriftliche Verwarnung bis hin zu einem Bußgeld von bis zu 30.000 AED.
4. Was gilt für Gesellschaften, die im Mainland von Dubai tätig sind, wenn kein (neuer) Geschäftsführer bestellt wird?
Wenn ein Unternehmen im sog. Mainland von Dubai tätig ist, kann das Dubai Department of Economy and Tourism („DET“) Sanktionen verhängen. Je nach den Umständen des Einzelfalls kann das DET beispielsweise Strafen verhängen, wenn die Behörde nicht innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens über den Wechsel in der Geschäftsführung informiert wird und die Unternehmensdokumente (MoA und AoA sowie Lizenz) entsprechend aktualisiert werden. Auch hier sind die Sanktionen nicht unbedingt auf den Geschäftsführer bezogen. Wenn es jedoch keinen Geschäftsführer gibt, der das Tagesgeschäft führt und die entsprechenden Dokumente im Namen des Unternehmens unterzeichnet, kann dies indirekt zu einer erhöhten Wahrscheinlichkeit von Strafen führen, z. B. wenn die Geschäftslizenz nicht innerhalb der vorgeschriebenen Fristen erneuert wird, weil sich niemand im Unternehmen um das Tagesgeschäft kümmert.
5. Fazit und Ausblick
Die Ernennung eines Geschäftsführers ist für jedes Unternehmen eine der grundlegenden Entscheidungen, die getroffen werden müssen, um die Einhaltung von Rechtsvorschriften zu gewährleisten. Die zuständigen Registerbeamten verlangen regelmäßig von Unternehmen, dass sie in der Gründungsphase den Namen und die Angaben des Geschäftsführers vorlegen und diese Angaben in die Geschäftslizenz aufnehmen, damit sich Dritte ein klares Bild von der Identität der Person machen können, die für die tägliche Geschäftsführung eines Unternehmens verantwortlich ist. Die Registerbeamten prüfen auch die Details zu der Person, die als Geschäftsführer bestellt werden soll (einschließlich Begleitdokumente, wie z. B. Passkopien) und ob es Gründe gibt, warum eine Person nicht als Geschäftsführer bestellt werden kann (z. B. wenn sie nicht mindestens 21 Jahre alt ist).
Die (indirekten) Sanktionen, die sich aus der Nichternennung eines (neuen) Geschäftsführers und der nicht fristgerechten Änderung und Aktualisierung von Unternehmensunterlagen im Falle eines Wechsels in der Geschäftsführung ergeben, können potenziell schwerwiegend sein und können sich (wie oben erläutert) über mehrere Gesetze erstrecken. Darüber hinaus gibt es möglicherweise weitere sektor- oder standortspezifische Sanktionen, die je nach Geschäftsmodell zur Anwendung kommen können. Darüber hinaus kann die Nichternennung eines (neuen) Geschäftsführers und die Nichtaktualisierung der Unternehmensunterlagen im Falle eines Geschäftsführerwechsels zu ernsthaften praktischen Problemen führen, z. B. im Hinblick auf die Eröffnung, Verwaltung oder Schließung von Bankkonten des Unternehmens oder die Unterzeichnung personalbezogener Dokumente.
Daher müssen in den VAE tätige Unternehmen unbedingt sicherstellen, dass stets ein Geschäftsführer ernannt ist und beim Rücktritt eines Geschäftsführers gemäß den in den einschlägigen Gesetzen festgelegten Fristen ein neuer Geschäftsführer bestellt wird. Die Befugnisse eines solchen Geschäftsführers müssen (je nach Fallgestaltung) in dem Bestellungsbeschluss, im MoA selbst und/oder in einer separaten Vollmacht (PoA) eindeutig festgelegt sein.
Darüber hinaus ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die beteiligten Behörden (einschließlich der Lizenzbehörde) innerhalb des für die Entlassung oder den Rücktritt festgelegten Zeitrahmens über einen Wechsel in der Geschäftsführung zu informieren und alle Unternehmensunterlagen entsprechend zu aktualisieren (z. B. MoA, Widerruf der zugunsten des für den vorherigen Geschäftsführer ausgestellten PoA und Ausstellung einer neuen PoA für den neu ernannten Geschäftsführer). Geschäftsführer, die aus einem Unternehmen ausgeschieden sind, müssen sicherstellen, dass ihr Name ordnungsgemäß aus allen unternehmensbezogenen Dokumenten (z. B. Geschäftslizenz) entfernt wird, um unerwünschte Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit dem vorherigen Unternehmen zu vermeiden.
Gleichzeitig müssen Unternehmen, die die Gesetze noch nicht vollständig erfüllt haben, alle Nachfristen, Verlängerungen oder Amnestien im Auge behalten, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, ohne Strafen zu riskieren.
Dr. Constantin Frank-Fahle, LL.M.
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